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L’annexe environnementale

Tous les signataires de baux commerciaux et de bureaux d’une surface supérieure à 2000 m2 doivent annexer à leur bail un document justifiant de leur attention pour l’environnement. Cette annexe, dont le contenu minimal est fixé par décret, est ajustée en fonction de la sensibilité environnementale du bailleur, du locataire, de l’exploitant et, le cas échéant, du constructeur.

« L’annexe environnementale se met en place sans enthousiasme et sans précipitation », déclarait l’avocate Marie-Odile Vaissié, il y a quelques semaines. Pourtant, ni les propriétaires, ni les locataires n’ont désormais le choix. Depuis le 14 juillet 2013, tous les baux portant sur des locaux de plus de 2000 m2 à usage de bureaux ou de commerce doivent comporter une annexe environnementale, qualifiée aussi par commodité langagière, d’annexe verte. Quels sont son champ d’application et son contenu, ses conséquences et son avenir ? À l’occasion de sa généralisation, voici un décryptage complet du document que tout rédacteur de bail commercial se doit désormais de connaître, ainsi que des pistes pratiques à suivre pour optimiser ce nouvel outil.

1 – Le contexte et le champ d’application de l’obligation

C’est l’article 8 de la loi n° 2010-788 du 12 juillet 2010 portant engagement national pour l’environnement, dite Grenelle II, qui a créé l’article L125-9 du code de l’environnement et l’annexe environnementale. L’objectif est de réduire les consommations d’eau, d’énergie et la production de déchets des immeubles en exploitation. Pour sensibiliser à l’impact environnemental du bâtiment loué, le point 3 de l’article L125-9 va jusqu’à autoriser de « prévoir les obligations qui s’imposent aux preneurs pour limiter la consommation énergétique des locaux concernés » dans l’annexe.
Le principe, posé par le législateur, comporte une application à double détente. Il vise d’abord les baux conclus ou renouvelés à compter du 1er janvier 2012. Une réussite, selon Loïs Moulas, directeur de l’Observatoire de l’immobilier durable, pour qui « tous les baux signés ou renouvelés depuis le 1er janvier 2012 comportent une annexe environnementale. » La règle s’applique ensuite à l’ensemble des baux en cours trois ans après l’entrée en vigueur de la loi du 12 juillet 2010, c’est-à-dire au matin du 14 juillet 2013. Loïs Moulas commente : « Les annexes vertes ne seront pas toutes signées à cette date. Beaucoup d’acteurs seront en retard. » C’est que les barrières sont nombreuses, notamment au plan opérationnel. La collecte des factures énergétiques reste un écueil signalé par de nombreux opérateurs, d’une part en raison de son caractère fastidieux et d’autre part parce que les données ne sont pas toujours fiables et utilisables. Tout comme n’est pas évident le recensement des informations sur les déchets, quasiment partout inexistantes ou la mise en relation avec le bon interlocuteur, responsable des services généraux, directeur du développement durable, directeur immobilier, directeur général, etc.

En pratique : Pas de sanction
– Les textes ne prévoient aucune sanction spécifique à l’encontre des parties qui n’auraient pas adjoint une annexe environnementale à leur bail. En l’état de la loi et du décret qui privilégient la discussion et le consentement mutuel, il ne paraît pas possible d’obtenir d’un juge la condamnation d’une des parties au bail à la signature d’une annexe. Néanmoins, il n’est pas à exclure qu’une action en justice soit intentée pour demander des dommages et intérêts compensatoires du préjudice subi en raison de l’absence de l’annexe environnementale, voire même la résiliation judiciaire du bail. Par ailleurs, le refus de renouvellement d’un bail commercial sans indemnité d’éviction pour cause de non-signature d’une annexe environnementale pourrait être opposé par un bailleur à son preneur. Ce sera au juge d’apprécier le caractère grave et légitime de ce motif.
Selon l’article L125-9 du code de l’environnement, l’annexe environnementale est obligatoirement jointe aux baux « portant sur des locaux de plus de 2 000 mètres carrés à usage de bureaux ou de commerces ». À première vue, le champ d’application de la mesure paraît large. Sont visés par le texte d’une part les locaux, exploités de façon commerciale ou professionnelle, c’est-à-dire ceux où est exercée une activité administrative ainsi que ceux qui sont affectés à la réception de la clientèle, et d’autre part les commerces. Ainsi les bureaux utilisés par une profession libérale, un avocat d’affaires par exemple, les locaux d’un centre privé de santé ou ceux d’une enseigne de distribution alimentaire située dans un centre commercial, ou un centre de tri postal sont concernés par la mesure dès lors que la surface louée est supérieure à 2000 m2.

En pratique :
Peu de baux concernés
– En réalité, l’annexe environnementale ne touche que peu de locaux. Elle reste l’affaire de quelques grands acteurs de l’immobilier, les foncières avec un nombre important de mètres carrés en portefeuille ou les bailleurs institutionnels, propriétaires ou locataires de surfaces entrant dans le champ d’application de la loi. Car prise à la lettre, l’obligation exclut une grande majorité d’immeubles. D’abord, les bureaux et les boutiques qui affichent une surface inférieure à 2000 m2. Ils sont nombreux. À titre d’exemple, en région Ile-de-France, 96 % des commerces exploités comptent moins de 300 m2.
Ensuite, tous les immeubles qui, bien que mesurant au moins 2000 m2, sont divisés en surfaces indépendantes inférieures à ce seuil, louées à des preneurs différents. Par exemple, les boutiques des commerçants situées dans un centre commercial. Si ces biens ne relèvent pas du régime de l’annexe environnementale, il peut arriver cependant que le locataire d’une surface mesurant moins de 2 000 m2 soit sollicité par son propriétaire pour signer une annexe verte. En effet, les plus grands propriétaires fonciers, à l’image de Icade (Caisse des dépôts), de Gecina ou de Altarea Cogedim, sont intéressés à élargir le champ d’application de la loi. Il s’agit pour eux de questions de cohérence et de maîtrise de la performance énergétique à l’échelle de leur immeuble. Ou encore, d’afficher un tempérament vert, en adéquation avec leurs obligations relatives à la responsabilité sociétale des entreprises. Enfin, le texte exclut les entrepôts, les locaux d’activité, les bâtiments industriels.

2 – Le contenu de l’annexe environnementale

L’article L125-9 du code de l’environnement oblige le preneur, pour les parties privatives, et le bailleur, pour les parties communes, à se communiquer « mutuellement toutes informations utiles relatives aux consommations énergétiques des locaux loués. ». Elle impose de surcroît au preneur de laisser le bailleur accéder « aux locaux loués pour la réalisation de travaux d’amélioration de la performance énergétique. ».

État des lieux
C’est un décret du 30 décembre 2011, paru in extremis avant la première application du texte, qui vient indiquer le détail du contenu de cette annexe. Il ajoute au code de la construction et de l’habitation les articles R136-1 à R136-3 qui déterminent les éléments d’information à fournir par le bailleur et par le preneur et leur imposent d’établir un bilan de l’évolution de la performance énergétique et environnementale du bâtiment. Ainsi les deux parties au bail doivent-elles échanger leurs informations. Elles annexent au bail la liste, le descriptif complet et les caractéristiques énergétiques des équipements existants dans le bâtiment pour ce qui est du bailleur, et de ceux mis en place dans les lieux loués pour ce qui est du locataire. Le décret énonce que ces équipements sont ceux relatifs au traitement des déchets, au chauffage, au refroidissement, à la ventilation et à l’éclairage. Il y ajoute les systèmes liés aux spécificités du bâtiment pour le propriétaire. Celui-ci ne se contentera pas de fournir une information partielle relative aux seuls locaux loués mais fournira une information générale sur tous les équipements et les systèmes du bâtiment. De même, le locataire détaillera les éléments relevant de son activité spécifique. Le bailleur et le preneur doivent également se communiquer leurs consommations annuelles réelles d’eau et d’énergie ainsi que la quantité annuelle de déchets générés.

En pratique:
Simplification
– Afin de satisfaire à son obligation d’information, le propriétaire du bâtiment loué soumis à l’annexe environnementale doit mesurer son immeuble et recenser tous les éléments s’y trouvant. Idem pour le locataire. « Dans les faits, souligne l’avocate Marie-Odile Vaissié, le décret a conduit à une démotivation des acteurs en raison de son côté très administratif. ». Plusieurs possibilités s’offrent aux parties pour réaliser cette étape. Un audit énergétique et environnemental peut être mené, à frais partagés ou à la charge du bailleur. Ses résultats seront retranscrits dans l’annexe. Un ingénieriste -conseil ou un expert énergétique peut être mandaté pour cette démarche. Le travail des juristes ou des rédacteurs de baux verts peut se trouver simplifié par l’exploitation de documents pré existants. Ils peuvent en effet recourir à des outils antérieurement mis en place, notamment dans les immeubles les plus récents. Ainsi l’annexe environnementale peut-elle renvoyer purement et simplement à trois types de documents. Tout d’abord, le dossier d’exécution des ouvrages. Il contient les plans d’exécution du bâtiment, les notices de fonctionnement des équipements et des systèmes installés dans les locaux ainsi que leurs prescriptions de maintenance. Ensuite, le récapitulatif des études thermiques standardisées remis au maître de l’ouvrage par le maître d’œuvre à l’achèvement des travaux peut être cité dans une annexe environnementale puisqu’il contient les calculs réglementaires relatifs aux postes de consommation pris en compte en matière de régulation thermique et visés par l’article R136-2 du CCH. Il peut en outre être fait renvoi au diagnostic de performance énergétique (DPE) qui comporte la description des équipements de chauffage, de production d’eau chaude sanitaire, de refroidissement et de ventilation. Ce DPE est également utile en matière de consommations. Enfin, il peut être recouru au cahier des charges ou au document récapitulatif des informations environnementales de l’immeuble, en général tenu et mis à jour par le gestionnaire de l’immeuble. Il reprend de façon chronologique l’ensemble des actions menées sur les équipements et les systèmes de l’immeuble. L’obligation d’information mise à la charge du locataire s’avère parfois impossible à respecter. Notamment lors de l’arrivée du preneur dans le local loué, puisqu’il ne connaîtra aucune des données listées par le décret faute d’avoir occupé et exploité les lieux. Il devra donc attendre au moins une année d’exploitation pour avoir le recul nécessaire et fournir les premiers éléments liés à son occupation. Cette particularité est à noter dans l’annexe environnementale, le décret ne proposant pas de solutions adaptées à cette situation.

Bilan et programme d’actions
L’annexe environnementale est éminemment dépendante de la volonté de ceux qui ont à la mettre en œuvre. L’exploitation de l’état des lieux par les signataires du bail en est la preuve. En effet, l’article R137-3 du CCH ne fixe qu’un cadre général pour les bilans relatifs à la performance énergétique et environnementale de l’immeuble et des lieux loués, tout comme pour le programme d’actions sur lequel les parties doivent s’engager. Il laisse toute liberté au preneur et au bailleur pour fixer la périodicité de leur rencontre environnementale, la forme du bilan de l’évolution de la performance énergétique et le contenu du programme d’actions visant à améliorer cette performance.

En pratique :
Clauses juridiques
– Le Grenelle n’a pas inclus l’annexe environnementale dans le bail. Il lui attribue la nature de simple annexe, qui est a priori à négocier indépendamment des clauses et des conditions du bail. Le rédacteur de ce document, source d’obligations et de charges le cas échéant, veillera à ce que les engagements soient cohérents avec la durée du bail restant à courir et la volonté écologique de son entreprise. La durée de l’annexe peut être déconnectée de celle du bail.
Le gouvernement n’a pas choisi la voie coer-citive et laisse toute sa place à la liberté contractuelle pour construire l’annexe. En conséquence, si le bailleur (ou le preneur) tient à l’implication du locataire (ou du propriétaire) dans le verdissement de son immeuble, il prendra soin de définir clairement dans l’annexe les actions à mener par l’une comme par l’autre partie, d’en préciser la force obligatoire et de convenir des conséquences d’une méconnaissance de ces dispositions. Car le décret reste muet sur les suites à apporter en cas de violation par un cocontractant d’une obligation figurant dans l’annexe. Une clause spécifique fixant le mode de résolution des conflits peut être rédigée. A défaut d’une telle disposition, le droit commun et notamment l’article 1184 du code civil s’appliquent, laissant le choix, en cas d’inexécution, entre l’exécution forcée, la résolution du bail avec dommages et intérêts si un juge qualifie de grave la violation de l’engagement ou encore l’application de la clause résolutoire du contrat.

Clauses techniques
– Le décret ne dit pas si le programme d’actions doit être ou non joint à l’annexe verte. Il n’apporte aucune réponse aux parties sur la problématique de la réalisation des travaux de performance énergétique. La négociation de l’annexe environnementale doit être menée en gardant à l’esprit qu’il convient de fixer les modalités d’exécution et les conséquences des obligations mises à la charge de chacune des parties. Par conséquent, les signataires détermineront les conditions de réalisation des travaux d’amélioration de la performance énergétique, leur prise en charge et la façon dont ils seront pris en compte en cours d’exécution du bail et à sa terminaison. Ils fixeront, par exemple, l’organisation pratique de l’accès aux lieux loués par le propriétaire prévus dans la loi ou le sort, en fin de bail, des équipements et des systèmes mis en place par le locataire. Peut être également incluse au bail une clause d’incitation financière. Il est possible d’indexer le loyer sur la consommation énergétique des installations, sur un poste de consommation ou sur la quantité de déchets générés; une réduction de charges locatives, ou au contraire leur augmentation ou des pénalités, peut être liée à une diminution, ou au contraire à un accroissement, des consommations d’énergie. Enfin, il peut être prévu, au moment de la conclusion du bail, une clause prévoyant l’impact des travaux résultant d’une annexe verte sur le montant des loyers qui seront arrêtés à l’occasion du renouvellement du bail.

3-L’avenir de l’annexe environnementale

Si l’annexe environnementale présente l’avantage de concrétiser des objectifs communs de progrès en performance environnementale et d’en partager les avantages induits, son intérêt majeur réside dans l’accoutumance des acteurs immobiliers à la problématique environnementale et dans le développement d’une prise de conscience. Elle provoque des stratégies de développement de certification HQE Exploitation, comme chez Icade par exemple. Ce qui n’est pas inutile alors que les contraintes d’énergie ou d’environnement sont de plus en plus fortes. Des bâtiments, même construits ou rénovés dans le respect des exigences réglementaires (RT2012) ou respectueux des labellisations environnementales (HQE, Breeam, LEED), peuvent en effet devenir énergivores à l’usage. Or les propriétaires et les utilisateurs sont des acteurs essentiels pour maintenir la qualité énergétique et environnementale des immeubles qu’ils possèdent ou occupent. Le maintien de la valeur verte d’un immeuble garantit « une plus-value financière de 3 à 9 % sur le marché immobilier », déclare Hicham Lahmidi, responsable développement et méthodes énergie de Bureau Véritas. Quant au locataire, il peut espérer, toujours selon Hicham Lahmidi, « une évolution pondérée du montant de son loyer ». Il est probable qu’avec le temps, le verdissement réglementaire des baux sera étendu, par exemple par l’abaissement progressif du seuil légal de surface, ou la mise en place de sanctions.

Actions en mode mineur
Pour l’instant, la tendance n’est pas au développement exponentiel du contenu des annexes. Le contexte reste peu favorable. L’analyse de la pratique actuelle montre une volonté réduite des acteurs de s’engager de façon significative dans l’annexe environnementale. Personne n’a envie de payer les coûts liés à sa mise en œuvre, d’autant que la crise a fragilisé les capacités financières des bailleurs comme des preneurs. Les engagements sont de l’ordre du symbolique : éteindre les lumières, diminuer la puissance des ampoules, favoriser les escaliers, régler le chauffage, la climatisation et l’éclairage en fonction de l’occupation réelle des locaux, promouvoir le tri des déchets, optimiser le choix du matériel à remplacer. Des actions de bon sens et pas de travaux lourds. Par ailleurs l’absence de visibilité et la frilosité des opérateurs sont renforcées dans l’attente du décret portant sur l’obligation de travaux dans le parc existant du secteur tertiaire et du public. En effet, dans la continuité des Grenelle I et II et en vue d’atteindre l’objectif de réduire les consommations énergétiques de 38 % d’ici à 2020, les acteurs immobiliers devront, dans l’avenir, sans doute encore consentir de nouveaux investissements.

Garanties en chaîne
Mais comme dans tous les mouvements, des précurseurs sont apparus. Ainsi des opérateurs et des utilisateurs particulièrement sensibilisés jouent-ils la carte de l’annexe environnementale comme un atout pour le futur. En effet, tout comme en 2010 avec l’anticipation de l’annexe verte par certains opérateurs immobiliers, des pionniers mettent sur pied, depuis environ dix-huit mois, une chaîne de valeur, « formule 1 de la performance énergétique » selon l’avocate Marie-Odile Vaissié. Ce phénomène associe preneur, bailleur, constructeur et gestionnaire. Le locataire prend à bail un immeuble à un prix situé dans le haut de la fourchette du marché ; il demande à son bailleur en contrepartie des garanties de consommation et de confort. Le bailleur répercute sur son constructeur l’exigence de performance, qui l’accepte si le gestionnaire du bâtiment en assure la maintenance, l’entretien et l’utilisation conformément à ses prescriptions.
On assiste ainsi à une chaîne de garantie du constructeur au gestionnaire avec une obligation de résultat énergétique sous la forme d’un contrat qui inclut l’annexe environnementale. Une tendance qui fera, sans doute, le quotidien de demain.

Bail à verdir: qui est responsable ?
Le décret du 30 décembre 2011 ne dit rien de la personne sur qui pèse l’obligation de verdir le bail. Par conséquent, bailleur et locataire sont également concernés pour rendre conforme aux textes leur bail commercial ou de bureaux, même si, dans la pratique, les propriétaires impriment souvent le mouvement. Les locataires sont plus passifs, en raison d’un gain financier faible, d’une certaine méfiance à l’égard du propriétaire ou d’un manque de connaissance des enjeux. Il n’en demeure pas moins que la conclusion d’une annexe environnementale nécessite l’accord du preneur comme du loueur et qu’à défaut d’aboutir à un accord, le verdissement du bail n’aura pas lieu.
Que faire alors ? Pour éviter d’en porter la responsabilité, celui qui s’efforce de régulariser une annexe verte sans y parvenir se ménagera la preuve de ses efforts. Celle-ci prendra la forme d’une lettre recommandée avec accusé de réception, adressée à l’autre partie, actant sa volonté et l’absence de résultat.

Smaël Bouakaz, directeur de projet, conseil et immobilier durable chez Sintéo
« L’annexe est une question de pédagogie ».
« Sintéo est un groupe indépendant d’ingénierie et de conseil spécialisé dans la performance environnementale des bâtiments. Nous intervenons sur le plan organisationnel pour mettre en place l’annexe environnementale, puis en assurer le suivi. Cela nécessite un travail de pédagogie évident. Pour être efficace, il faut obtenir l’adhésion à la fois du bailleur et du preneur au processus d’annexe environnementale. Nous soulignons bien sûr l’obligation contenue dans le décret d’obtenir communication des consommations d’électricité, d’eau et m matière de gestion déchets. Nous expliquons ce qu’est la performance énergétique d’un bâtiment et comment il est possible de l’atteindre. Les informations à échanger portent, par exemple, sur le planning horaire d’occupation des locaux, la puissance des équipements informatiques, les usages spécifiques de l’eau comme le lavage des véhicules, l’existence ou non du tri sélectif et la sensibilisation du personnel de ménage ou encore l’installation d’une climatisation. Elles permettait de comprendre les consommations. Mais l’objet de l’annexe est aussi d’arriver à communiquer entre locataire et propriétaire. C’est pourquoi nous insistons sur le fait que rien n’est décidé de façon unilatérale, et que, pour tous travaux ou actions, ce sont les rencontres environnementales qui offrait l’espace pour en discuter et en décider et arrêter la prise en charge des coûts. Il s’agit d’un véritable travail d’explication et de sensibilisation. »

Dossier préparé par Nathalie Levray

 

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